Overzicht nieuwsberichten

Kim TV: Facturatie en boekhouding op een eenvoudige manier

KIM TV

Hoe boekhouding ook gemakkelijk kan

 
 

Je kunt ze wellicht op één hand tellen: de zelfstandigen die dol zijn op hun administratieve rompslomp.
Het facturatieprogramma Billit helpt om dit noodzakelijk kwaad sneller en vlotter af te handelen.
Zelf maak ik er al even gebruik van en ik moet zeggen: Billit spaart me een pak kostbare tijd.
Om jullie kennis te laten maken met de meerwaarde van deze tool, nodigde ik Leen van Billit uit voor een verhelderend gesprek. In deze video legt ze uit hoe die precies werkt en wat de mogelijkheden zijn.

Een handige samenvatting van de belangrijkste punten lees je hier. Wil je graag dat Leen je af en toe even persoonlijk door het programma loodst, dan ben je via de tijdsaanduiding meteen waar je moet zijn.

2:00 Hoe zou je Billit in een notendop omschrijven?

“Billit is een facturatieprogramma dat zelfstandigen toelaat om op een vlotte manier facturen op te maken en te versturen. Ook je aankoopfacturen en andere papieren kun je via de tool ontvangen en bewaren.”

2:25 Wat waren de belangrijkste beweegredenen om Billit een vijftal jaar geleden op te richten?

“Met het programma wilden we een probleem oplossen dat elke zelfstandige wel kent. Niet alleen facturen maar ook informatie rond klanten en leverancier, het zit zo’n beetje overal: in mailboxen, in allerhande software, op sticks en zelfs in schoendozen.
Met het programma willen we al die informatie samenbrengen op één platform, dat zorgt voor een persoonlijk digitaal archief.”

3:00, 28:25 en 37:50 Jullie kunnen het facturatieprogramma ook koppelen met software van boekhouders.

“Dat maakt het programma natuurlijk extra interessant. Die koppeling laat je boekhouder toe om de gegevens binnen te halen, zodat alles netjes in zijn software terechtkomt. Zo krijgt hij snel een helikopterzicht en kan hij je facturen meer gespreid verwerken. Vandaag kunnen we koppelen met een dertigtal boekhoudpakketten. Is je boekhouder niet gekoppeld, dan kun je hem via Billit een Zipfile met al je facturen en documenten toesturen. Dat is nog altijd een stuk handiger een stick of in een klasseermap. Andere documenten – bijvoorbeeld papieren voor de belastingen – kun je op dezelfde manier aan de boekhouder bezorgen. ”

6:30 Wat heb je nodig om met Billit aan de slag te gaan? 

“Billit werkt volledig in de cloud. Je hoeft dus geen software te installeren. Zo kunnen we garanderen dat je gegevens altijd beschikbaar zijn.”

5:35 Kun je even een beeld geven van wat je te zien krijgt als je het programma opstart?

“Het beginscherm is ons dashboard, dat je een algemeen overzicht geeft van wat je kunt doen. Zo vind je er snelkoppelingsknoppen terug om diverse documenten aan te maken: voor facturen, creditnota’s, offertes en leveringsbonnen bijvoorbeeld. Via dat dashboard kun je ook nieuwe klanten toevoegen of herinneringen uitsturen. Daaronder vind je een overzicht van al je inkomsten en uitgaven, per jaar en per kwartaal. De grafiek geeft je meteen een overzicht van welke facturen je nog moet verwerken en welke over tijd zijn.”

9:12 Zelf vind ik de zoekfunctie heel handig.

“Je kunt binnen Billit zoeken op woord, klant en vervolgens zelfs op status, bijvoorbeeld om de onbetaalde facturen te laten zien. De zoekfunctie is ook erg gemakkelijk om oudere facturen op te zoeken.
Als je op zoek bent naar een uitgavefactuur van een wasmachine, dan volstaat het om ‘wasmachine’ in te tikken om hem op te snorren. Zo hoef je geen mappen met papier meer te doorzoeken.”

11:15 Ook nieuwe klanten toevoegen kan heel snel via Billit.

“Inderdaad. Als je een nieuwe klant wil creëren, dan maken we meteen connectie met de Kruispuntbank van Ondernemingen. Van zodra je de letters van de firmanaam intikt, vult het systeem het BTW-nummer en het adres automatisch aan. Daarna kun je aanvullen met alle extra gegevens.”

13:10 en 35:27 Daarnaast kun je je producten en diensten opslaan in het systeem.

“Juist. Aan die producten of diensten kun je ook de prijs, het BTW-percentage, meer informatie en zelfs foto’s toevoegen. Producten die samen worden verkocht, kun je linken. Zo kan een loodgieter bij een boiler de bijpassende kabel als suggestie laten verschijnen. Let wel, we zijn geen stockbeheersprogramma, dus het is niet zo dat je productcodes kunt inscannen. Wel kun je productbestanden die je al hebt importeren in Billit, zodat je niet alle data manueel hoeft in te voeren.”

5:70, 14:10, 15:40 en 17:15 Welke informatie kan ik via Billit op mijn uitgaande facturen weergeven?

“Linksboven op het dashboard vind je je eigen bedrijfsfiche met al je gegevens. Die zullen sowieso op je factuur verschijnen. Je kunt ook extra velden toevoegen voor specifieke zaken. Algemene verkoopvoorwaarden stuur je eenvoudig als bijlage mee. We bieden een standaardopmaak aan, maar die kun je naar believen aanpassen. Verder is het mogelijk om je eigen logo toe te voegen. Van zodra je een factuur hebt gemaakt, wordt daar automatisch een gestructureerde mededeling aan toegevoegd.”

16:35 Kun je ook een QR-code toevoegen aan je factuur?

“Dat is geen standaardfunctionaliteit in Billit. Daarvoor kun je een koppeling maken met bijvoorbeeld Payconiq of Mollie. Dat doe je via de integratielink in onze instellingen.”

17:35 Binnenkort zullen jullie ook de mogelijkheid bieden om de klant via jullie systeem offertes te laten tekenen.

“Ja. Daar is veel vraag naar bij ondernemers. Dat willen we nog dit kwartaal rond hebben.”

18:50, 20:42 en 22:40 Een grote kracht van Billit is de ‘Snelle invoer’. Hoe werkt die functionaliteit precies?

“‘Snelle invoer’ is in feite de digitale brievenbus binnen Billit. Via Snelle invoer kan je snel allerlei bestanden opladen in Billit. Als je bijvoorbeeld binnenkomende facturen wil importeren, dan voeg je je e-mailadres toe en dan kan Billit die facturen automatisch opladen in het systeem van zodra ze binnenkomen.
Ook je inkomstenfacturen – bijvoorbeeld via een webwinkel – kun je via ‘Snelle invoer’ binnentrekken.
Aangezien Billit gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie, zal hij bestanden die vaak terugkeren steeds efficiënter herkennen en verwerken.”

“Bovendien maken van we het originele bestand – vaak een PDF – automatisch een e-factuur in UBL- formaat.Dat doen we via Optical Character Recognition (OCR). Op die manier worden al je bestanden op dezelfde gestructureerde manier weergegeven.”

25:50 Hoe betaal je de binnenkomende facturen die in Billit zijn binnengekomen?

“Als je je rekeningnummer invult in het systeem, dan maakt Billit een koppeling met je bank. Van zodra wij van de factuur een e-factuur hebben gemaakt, kun je die aanvinken als je die wil betalen. Op dat moment creëren wij een betaalbestand dat je kan openen in je bankapplicatie of in de homebanking op je pc. Wil je pakweg tien facturen betalen, dan kun je die allemaal tegelijk aanvinken en in één keer betalen. Werk je met KBC of Belfius, dan kun je zelfs gewoon een QR-code scannen via de app. Sinds kort hebben we met KBC een nog meer diepgaande koppeling, waardoor je in de ondernemerscockpit je facturen in Billit ziet.”

29:24 en 32:00 Handig is wel dat je via Billit je betalingen kunt controleren.

“Klopt. Als je de koppeling met je bank hebt gemaakt, dan leggen wij automatisch de link met je facturen in Billit. Op die manier kun je opvolgen welke facturen er nog niet zijn betaald. Als Billit geen factuur aan een transactie kan koppelen, wordt die aangeduid met een uitroepteken. Zo kun je die manueel verwerken. Heb je een factuur betaald, dan zal het systeem die factuur als betaald aanvinken als de transactie wordt herkend.

23:53 Kun je ook restaurantbonnetjes en parkeertickets in Billit stoppen?

“Daarvoor is de Billit app heel handig. Dan kun je ter plaatse een foto nemen van het bonnetje en vervolgens komt dat meteen bij je uitgaven te staan. Zo maak je meteen komaf met rondslingerende bonnetjes in je auto en je handtas.”

25:10 In Billit zit eveneens een digitaal kasboek. Hoe werkt dat precies? 

“Momenteel kun je daar al je ontvangsten in bewaren en op het eind van de dag wordt daar een totaal van gemaakt.
Maar we zijn druk bezig de functionaliteit binnen het digitaal kasboek uit te breiden…Wordt vervolgd dus.”

 33:20 Kunnen ondernemers ook op jullie rekenen als klanten facturen niet betalen?

“Dat kan als het om zakelijke klanten gaat. Wij hebben namelijk een samenwerking met Unpaid
Betaalt een klant zijn factuur niet, dan kun je met één klik een nieuw dossier creëren, dat we naar Unpaid doorschuiven.
Dan zal die partij het totaalbedrag aan de klant terugvorderen, vermeerderd met de intrest en de kosten die Unpaid aanrekent. Dat bespaart opnieuw tijd, aangezien je geen beroep moet doen op een advocaat of de rechtbank.
Maar omdat de klant zelf dit wellicht niet zo prettig zal vinden, zou ik dat niet vlug doen met klanten waarmee je nog wil samenwerken. Daarnaast bieden we via een andere partner, Euler Hermes, nog een andere manier aan om je cashflow tegen wanbetaling te beschermen via een kredietverzekering.”

40:40 en 50:50 Er zijn al een heel aantal mogelijke integraties de revue gepasseerd. Zijn er nog andere die je wil meegeven?

“Wij bieden heel veel mogelijke integraties aan. Dat maakt ons zo uniek. Het zijn er te veel om op te noemen, maar op de website van Billit vind je alle mogelijkheden terug. We kunnen ook met vrij veel CRM-pakketten koppelen. We zijn nu eveneens bezig een diepere koppeling met Lightspeed op te zetten, wat handig is voor ondernemers die met een kassasysteem werken. Voor mensen die via auteursrechten factureren, is onze koppeling met Creative Shelter heel interessant.”

“Ook niet onbelangrijk: wij zijn een Acces Point zijn van PEPPOL, wat staat voor ‘Pan European Public Procurement On-Line’. Dat is het Europese netwerk waarmee e-facturen op een veilige en betrouwbare manier uitgewisseld kunnen worden. De overheid bijvoorbeeld wil alleen nog maar e-facturen versturen en ontvangen. Aangezien wij van alle facturen sowieso e-facturen maken, is werken via Billit in die context een extra troef.”

44:24 Bestaat er een mogelijkheid om met andere software te integreren als er geen standaardkoppeling is voorzien?

“We krijgen die vraag geregeld. Als de software het UBL-formaat ondersteunt, dan kunnen we via een API-key toch die link te leggen. Dat is relatief eenvoudig om op te zetten.”

46:05 Waar kan ik terecht als ik nog vragen rond Billit heb? 

Mensen die zich bij ons registreren, krijgen een contactpersoon toegewezen die contact zal opnemen om te vragen of alles duidelijk is. Verder geven we geregeld workshops voor starters en sinds kort ook voor gevorderden. Die data vind je terug op onze website. Bovendien staat die vol met uitleg en filmpjes op de Help-pagina. Daarnaast vind je op de website een knop die je rechtstreeks met onze ondersteunende afdeling in contact brengt. We staan trouwens altijd open voor feedback en suggesties, zowel van ondernemers als boekhouders bijvoorbeeld. Die laten ons toe om continu beter te worden.”

40:44 Tot slot: hoeveel kost het om met Billit van wal te steken?

“Je mag ons altijd twee weken gratis uitproberen. Via de link hier onder kan je eenmalig zelfs dertig dagen experimenteren met Billit. Daarna betaal je een maandelijkse fee, afhankelijk van hoeveel facturen via ons systeem passeren. Het instappakket heb je al voor 7,5 euro voor in totaal 25 aan- en verkoopfacturen.”

Deel dit bericht op sociale media!

1 reactie op “Kim TV: Facturatie en boekhouding op een eenvoudige manier”

  1. Pingback: Wat moet je doen als je klant niet betaalt? - Fotograeve

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top